Miért ezt válassza?

Az útnyilvántartó program elsődleges kritériuma, hogy minél kevesebb hibalehetőséget rejtsen magában, hisz az ember azért vásárol programot, hogy ne excel táblázatban vezesse az utak listáját és ne hibázzon. A piacon sok olyan program található, amely úgy hirdeti magát, hogy csak bele kell írni az elszámolni kívánt távolságokat, vagy az üzemanyag mennyiséget, a program pedig a megadott adatokból utakat generál, amely egy NAV ellenőrzés során megállja a helyét.
Azonban egy esetleges ellenőrzés során ezzel szinte biztosan megbukik, mert az ellenőrzéseknél nem csupán az útnyilvántartást vizsgálják, hanem más dokumentációkat is, például a sofőrök szabadságát. Vannak olyan programok a piacon, amelyek azt ígérik, hogy az összes adat megadásával(pl. szabadságok, tankolások helye, ideje, összege, akkori km óra állás, partnerek látogatásának gyakorisága stb.) legerálnak NAV felé teljesen megfelelő utakat, amiket aztán el lehet számolni. A problémát az útgenerálásnál az okozza, hogy ellenőrizhetetlen szinte, hogy a program minden adatot megfelelően visz-e fel, illetve valósággal megegyezően-e, valamint a beállításokkal illetve az ellenőrzéssel ugyanannyi idő vagy még több megy el, mint a valós útnyilvántartás elkészítésével. Illetve a NAV által kiadott állásfoglalás szerint nem csak hogy könnyű lebukni vele, de egyenesen büntethető már egy ilyen program megléte is, nem is kell hozzá az útgenerálást használni.
Aggodalomra adhat okoz az is, ha a szoftver már a telepítéseknél folyamatosan hibákat jelez, hiszen így a hibák miatt valótlan adatokkal számolhat.

Szinte minden útnyilvántartó szoftver rendelkezik térképpel, azonban nem mindegy, milyen térképet tartalmaz a program.
Az offline, programba épített térképnek vitathatatlan előnye, hogy nem szükséges hozzá internet kapcsolat. Azonban egyből ugyanez a hátránya is, hisz például 200 partnernél nem tudja leellenőrizni az ember, hogy biztosan jó-e a program által számolt távolság, valamint az ellenőrzés ismét csak időt vesz el.
Az online, interneten elérhető térképpel rendelkező programoknál ezzel szemben egyszer valóban meg kell tekinteni a távolságot, azonban a program ezt "megtanulja" és következő alkalommal már beírja az azonos utak távolságát. Az online térkép a mindig az aktuális forgalmi információk alapján működik, ha olyan forgalmi változás áll be, amely miatt megszokott útvonalát nem tudja használni, a segítségével azonnal új útvonalat tervezhet és beírhatja a megváltozott távolságot a programba az úthoz. Bár hátránya, hogy internetkapcsolat esetén érhető el, de a fentebbi előnyök ezt a hátrányt kompenzálják.

Manapság már minden programból lehetőség van kiküldetési rendelvényt készíteni, erre is több féle megoldás létezik a piacon.
A programok többségében a kiküldetési rendelvény kiállítása az útnyilvántartástól elkülönített helyen található meg, így plusz időt vesz igénybe az elkészítés.
A jobb programokban a kiküldetési rendelvény egyből az utak nyilvántartásából kiállítható és azonnal nyomtatható, sorszámozással ellátva.

Sok program kínál kényelmi funkciókat, ezek közül négy dolog valóban fontos és szükségszerű.
Minden vállalkozás rendelkezik partnerekkel és jó, ha egy helyen rögzíthetőek és megtekinthetőek a partnerek, egy jó útnyilvántartó programban alapfunkcióként kell hogy szerepeljen a partnerlista kezelése. Jó ha a partnerlista valamilyen más programmal készült listából (pl. Excel) beimportálható, ezzel is időt takarítva meg.

Az útnyilvántartás vezetése mellett szükséges az autókkal kapcsolatos költségeket is vezetni, főleg ha a számlák szerinti tételes költségelszámolás szerint kezelik a kiadásokat. A költségek jó, ha kategorizálhatóak illetve pontosan meg is nevezhetőek, így a későbbiekben egyszerűbb előkeresni őket a listából.

Bár kényelmi funkció, szintén nagyon hasznos, ha közvetlenül az útnyilvántartóból elérhetőek a sofőrök és az autók okiratai, valamint ha a programnál beállítható, hogy a megadott időben figyelmeztessen ezek lejáratára, így nem kell külön fejben tartani például, hogy melyik autónak mikor jár le az autópálya matricája.

Egy igazán jó szoftverben lehetőség van a fentebbi adatokból és az útnyilvántartásból statisztikákat készíteni, hisz így ellenőrizhetőek a fölösleges kiadások, költségek, a gyakran látogatott partnerek és még számos egyéb dolog.

Végül, de nem utolsó sorban az útnyilvántartóban szükség van rá, hogy tartalmazza az aktuális, elszámolható NAV üzemanyagárakat, hisz ez a költségelszámolás egyik alapja. Erre a programokban többnyire kétféle megoldás létezik.
Az egyik esetben a felhasználónak kell beírnia minden hónap elején az aktuális NAV által közzétett árakat, azonban ilyenkor fejben kell tartani, hogy hónap elején megkeressük az árakat és rögzítjsük az utazások előtt.
A másik opció, hogy a programba automatikusan letölthetőek, vagy még jobb, ha letöltődnek ezek az árak, így nem kell a keresésükkel fölösleges időt elpazarolni, azonban ilyenkor szükséges az internetes kapcsolat.
A legjobb megoldás, ha a programban mind kézi bevitelre, mind az üzemanyagárak automatikus letöltésére van lehetőség.

Összefoglalva a jó útnyilvántartó szoftver:

- jogszabály követő, ne tartalmazzon útgenerálásra lehetőséget
- nem generál valótlan utazásokat bevitt adatokból, mert ez egy ellenőrzés során büntetéshez vezethet
- tartalmaz térképet és útvonal tervezést, célszerű ha ebben folyamatosan online, friss információkat láthatunk
- kiküldetési rendelvény készíthető vele, lehetőség szerint az útnyilvántartásból közvetlenül
- partnerei rögzíthetőek benne
- lehetőség van benne az okiratok és a költségek nyilvántartására
- statisztikák készíthetők belőle
- a program figyelmezteti, ha egy okirat lejárt
- tartalmazza az aktuális NAV üzemanyagárakat
- nem jelez folyamatosan hibákat